La méthode Zen To Done

Comme je vous en parlait il y a quelques semaines, j’ai suivi ndant les Rencontres Bullet de Créabujo. Audrey avait invité Judith (Maman s’organise) à faire une vidéo sur le thème de la méthode Zen to Done.

Elle m’a ainsi rappelé les premières recherches pour m’organiser que j’avais fait en 2012 (oui, ça prend du temps de trouver son système 😅). Recherches qui m’avaient donc à Leo babauta (Zen Habits, en anglais) et sa méthode inspiré d’un autre gourou (ou expert) de l’organisation et de l’efficacité, GTD (Getting Thing Done) de David Allen.

À l’époque, je n’avais pas suivi ce filon. J’ai découvert le bujo et Laurence Einfalt et m’étais basée sur ses livres pour m’organiser. Dans le fond, la base de toutes ces méthodes est un peu la même. Il s’agit plutôt d’évolution et de réajustement.

Aujourd’hui, après quelques années à suivre l’évolution du mouvement organisationnel/dév perso, le package ZTD me parle davantage.

ZTD : 10 points de la méthode (4+6)

4 fondamentaux

1. Collecter
2. Traiter
3. Planifier
4. Agir

Clairement, tenir un bujo peut être ici au cœur du système. Ryder Caroll a d’ailleurs en partie pensé son carnet dans ce sens.

Un bujo permet de rassembler une grande partie des informations au même endroit. Tout ce qui peut être noter sur papier, les post-it et autres, soit dans les notes quotidiennes, soit dans les pages collection (reprises dans l’index).

C’est là qu’on pourra également traiter les informations (quelles infos garder, jeter, actions à faire et suites à donner, etc.).

Planifier dans les monthlys (ou dans mon agenda, perso). Et enfin, agir.

6 pour améliorer et pérenniser son système

• Point 5 : Garder son système simple
• Point 6 : Organiser
• Point 7 : Réviser
• Point 8 : Simplifier encore
• Point 9 : Routines
• Point 10 : Trouver ses passions

Les quatre premiers points en pratique

Je ferai un article plus tard sur les six derniers points

Bullet simplifié

C’est un peu dans cette optique que j’ai voulu revenir à un bujo traditionnel, plutôt qu’utiliser un carnet déjà préparé. J’y note ce dont j’ai besoin, quand j’en ai besoin. Et c’est tout.

J’ai aussi fait du tri dans ma boite de réception et enfin décider quel carnet numérique utiliser.

Révision de ma méthode de collecte
ma bal

Pour faire simple et efficace, j’ai réduit à deux le nombre de dossiers dans ma BAL.

Ces derniers temps, ma BAL était toujours pleine. J’en était arrivée à 200 et plus… alors que j’étais plutôt une habituée de la boite vide.

Au fil des années, j’ai créé plein de dossiers, le plus souvent par thèmes (Administratif, informatique, perso, etc., avec des sous-catégories). Mais en fait, j’ai souvent un ou deux expéditeurs par dossiers. La recherche d’Outlook ou Gmail me sert en général pour retrouver rapidement un thème (dernièrement : ma première inscription aux formations DAO d’Elephorm, c’était en 2012). Je peux donc me passer de tous ces dossiers. Et donc je n’ai pas besoin de passer du temps à dispatcher tous mes mails dedans à l’avenir.

Donc, j’ai fait un dossier pour les newsletters que je souhaite conserver (sujet intéressant, lien utile, le reste : poubelle une fois lue), un dossier à garder, archivés (automatiquement créé par Outlook, je le gère par année), la poubelle. Ceux qui seront délégués seront envoyés donc dans le dossier Envoyés (que je n’ai jamais trié).

Pendant longtemps, j’ai sagement créé des règles de tri avec Outlook. Mais elles ne fonctionnent que sur le pc. Ce qui n’est pas d’une grande utilité, maintenant que je consulte le plus fréquemment mes mails sur mon téléphone.

Enfin, pour les mails que je veux distinguer, j’ai mis des catégorie, organisées en parallèle à mon système de couleurs : jaune orange – perso, bleu – pro, turquoise – écriture, violet – créativité. DAO – graphisme vert pomme (c’est joli). Rouge – famille (pour ne pas zapper les annifs).

Les mots clés sont dans le corps du mail. Pas besoin d’en créer pour pouvoir me servir de la recherche.

Et voilà. Ce sera tout pour avoir une boite mail vide et organisée en peu de temps.

Onenote

Avec Marielle, j’avais vu son poste sur les applis de note, super pratiques sur le tél. Or, depuis des années je balance entre Evernote (plus compact) et Onenote( dans la suite office que j’ai, coloré et plein de potentiel – trop ?), te j’ai découvert Workflowy, et Notion, et Transno… Tous ont des avantages et des inconvénients, et il ne faut en garder qu’un… Entre les abos et les limitations de taille, Onenote est celui que je peux avoir partout et sans limite. Mais j’y ai créé plein de carnets dans lesquels je me perds… Donc, la solution serait d’entamer une cure d’amincissement de la même façon que ma BAL. Avec les mêmes codes couleurs et thématiques. Ainsi, un même système permet d’être sur deux supports de collecte : mes notes numériques et mes mails. Les couleurs sont les mêmes dans le bujo.

Traiter l’information

Maintenant que j’ai rationalisé ma récolte d’information, je les traite de façon presque mécanique.

Je les passe à la moulinette « à faire tout de suite », « pour plus tard », « sans importance : poubelle ». Je délègue assez rarement. Les décisions à prendre se font rapidement et naturellement et je n’ai pas à y revenir quinze fois.

Planifier et agir dans la foulée

C’est là que je gagne le plus de temps. Les tâches étant ainsi clarifiées, je n’ai plus qu’à les ajouter dans mon agenda ou les exécuter directement.

Et quand on a tendance à procrastiner, c’est une bonne façon d’éliminer les tentations. Je pense que c’est aussi un des points les plus efficaces de la méthode.

Je reviendrai dans quelques temps sur la méthode Zen to Done, quand j’aurai expérimenté davantage les six points suivants.

En attendant, je suis bien contente d’avoir fait de rafraîchissement dans mon système. Je suis actuellement en plein Nano avec la réécriture de mon histoire écrite pendant le dernier camp nano. Je suis bien bientôt à 10k. Bien dans les temps.

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