Geekerie / Organisation

Comment choisir entre Notion, Trello, ClickUp ?

En organisation, (et surtout quand on essaye de rester fidèle à la philosophie de ZTD, à savoir à n’utiliser que quelques outils bien choisis et optimisés), c’est déjà un peu dangereux de se tourner vers des outils couteaux suisse comme ces organiseurs de données et d’idées que sont Notion, Trello, ClickUp. Mais difficile d’en choisir un seul.

Je ne peux me contenter, malgré tout mon amour pour la papeterie, d’un carnet ou d’un simple agenda, même personnalisé aux petits oignons.

MAIS quand on est une geekette touche-à-tout comme moi, on est au-delà du simple syndrôme de l’objet qui brille (celui qui vous donne envie de tout lâcher pour vous jeter sur le nouvel outil à la mode. Il y a deux ans c’était Trello, cette année c’est Notion et Obsidian qui récoltent tous les suffrages, etc.).

Analogique versus numérique

Bon, il faut dire pour être honnête que je continue à faire passer le papier avant tout. Bujo et agendas sont indéboulonnables.

Ils ne tombent pas en panne (sauf l’encre dans le stylo), ne sont jamais hors ligne. Ils prennent beaucoup de place sur mon bureau mais ça me remplit de joie de commencer le matin par écrire mes 10 buts à 5 ans dans mon Travelers Note (merci Xavier Clain pour cette façon de clarifier ma vision et d’en rester proche). C’est aussi un peu lourd dans mon sac mais c’est le cas aussi des tablettes et smartphones toujours plus grands. Et les carnets n’ont pas de chargeurs qui s’emmelent.

Bref, le papier avant tout.

Il ne lui manque qu’une chose : la parole, euh, les rappels.

Indispensables outils numériques, donc

Le meilleur carnet du monde ne fait pas Ding (ou Tchoubaaa, ou tout autre son que vous aurez configuré). Il ne s’allume pas, ne vibre pas et ne laisse pas un message sur sa couverture pour me dire quand je rentre à 19h d’une longue (et ennuyeuse) journée de travail de remettre de l’encre dans mon stylo. Si je n’ai pas la notif, j’oublie. C’est tout. Et le lendemain quand je travaille sur mes projets à moi pendant ma pause déj, mon stylo est toujours à sec et je maronne, comme on dit à Marseille.

Sans parler des mille autres avantages, fonctionnalités, possiblités de ces applis un peu fourre-tout mais diablement utiles (à défaut d’être pratique au premier abord).

Conseils pour éviter de se noyer

Pour éviter de ne plus savoir ce que j’ai mis où, je garde toujours en tête la base de mon système, basé sur GTD (et les bons conseils de Laurence Einfalt).

  • Les nouvelles infos dans une boîte de réception : emails, courriers, idées,…
  • Les dates dans l’agenda, les notes dans un carnet de note. Je ne mélange pas.
  • Un code couleur commun à tous les outils. Les couleurs correspondent à mes catégories perso, pro, écriture, créativité,… 🟡🟠🔵🟣🔴🟢
  • Revoir régulièrement ou j’en suis, ce qui est fait, plus nécessaire, à prioriser, etc.

Pour cela, je vous renvoie à mon premier article sur ZTD (bon, je suis un peu moins zen niveau outils mais le système est resté quasi le même depuis 2015, donc ça fonctionne tout de même plutôt bien).

Outils numériques : pour quels usages ?

J’ai donc décidé de coupler mes TN et agenda avec des outils sur mon smartphone et mon PC, pour combiner l’inspiration du papier avec tous les avantages du numérique.

Pour garder le contrôle dans mon système avec tous ces outils différents, j’ai réfléchi aux usages et spécificités de chacun pour l’utiliser au mieux. Je ne dis pas que c’est parfait mais, encore une fois, ça marche pour moi.

Les principaux usages que je recherchais sont les suivants :

  • Vision d’ensemble de projets
  • Todo list améliorées
  • Carnets de note nomade

Trello pour la vue d’ensemble et l’inspiration

Trello est l’outil que j’utilise depuis le plus longtemps. Je m’y sens bien. Il est très visuel et coloré, tout ce que j’aime.

Le fonctionnement en colonne est très logique (logique, le système Kanban a été inventé par et pour des ingénieurs) et s’adapte bien à ma façon de penser.

Mon tableau Écriture dans Trello
Mon tableau Écriture dans Trello

J’aime l’utiliser pour créer des tableaux d’inspirations, par exemple pour faire un moodboard avec les objectifs de l’année (je vais refaire prochainement un nouveau tableau pour 2022, avec mes couleurs, mes mots, mes inspirations et souhaits pour l’année à venir), mes projets d’écriture ou encore mon calendrier éditorial (même si je l’ai couplé avec Notion – merci les imports entre applis ♻️).

Notion pour l’écriture et les liens entre les pages

Depuis cet été, je passe de plus en plus de temps dans Notion. La mode sans doute.

Et les innombrables avantages de l’engin. Aussi.

J’écris cet article depuis Notion d’ailleurs. Je l’ai commencé dimanche soir sur mon ordi, je l’ai continué les matins sur mon téléphone, et je le finalise ce soir. Facile à manipuler, très confortable pour écrire des textes un peu longs, les hiérarchiser et les mettre en forme facilement (aurait-il été prévu pour cela ? ^^), c’est un outil parfait pour le blogging et la réflexion.

J’ai aussi pris l’habitude de m’en servir pendant les ateliers d’écriture d’Élodie Lauret, pour noter les explications, les consignes et les textes d’atelier. C’est plus léger que Scrivener, et plus rapide qu’un carnet papier. Je peux faire des pages et sous pages pour l’année et chaque atelier. Tout est bien organisé sans y passer des heures.

C’est également très pratique pour rassembler les formations en ligne et autres cours que je suis, même si j’utilise ClickUp plutôt pour cela, je vous explique pourquoi ci-dessous.

Par contre, pour le tableau de l’année, je reste sur Trello.

ClickUp pour les projets

ClickUp est un peu moins connu, mais son côté clinquant et geek m’a tout de suite séduit. Je ne pouvais pas ne pas l’ajouter à ma boîte à outil (bon, ok, je suis plus proche de la servante d’atelier que de la toolbox 🧰).

Je l’utilise comme super méga giga todolist.

J’y mets tout. Perso, pro, sideprojets, écriture, formation,… Tout quoi. Écriture (et réécriture 🤪) du Passant, déménagement en Marseille, reconversion pro, etc.

Chaque sphère d’activité, si je peux parler ainsi, est organisée dans des Espaces, avec des listes que l’on peut afficher un peu comme dans Notion, en liste, Kanban, tableau, calendrier, Gantt, etc. Tags, échéances, personnes assignées, durée prévue, on peut décrire très précisément la tâche, y ajouter des descriptions (avec Markdown, ce qui permet aussi d’écrire des articles si on veut), des checklists, des sous-tâches, des commentaires. La version gratuite est très complète dans la gestion des tâches et je ne vous parle même pas de la version premium. On peut gérer toute une entreprise avec.

ClickU est très orienté collaboration mais, même en solo, c’est intéressant de pouvoir visualiser sa charge de travail, suivre son activité. J’ai créé deux profils « Ingrid » (mon « moi » réel, avec ma vie perso et ma vie pro « officielle » (la pas marrante) ) et « Dcedv » (mon « moi » qui écrit, blogue, intéragit sur les réseaux) pour m’y retrouver un peu entre ma vie IRL et mes activités en ligne.

Goal ! Goal goal goal goaaaal

Roger Laboureur, journaliste sportif de la RTBF et son fameux Goal ! Goal goal goal goaaaal.
Même quand on aime pas le foot, en Belgique, on connaît tous la référence.

J’adore littéralement l’outil Goal. Je le trouve hyper motivant et inspirant. On a un rêve ? C’est merveilleux. Fini de tirer des plans sur la comète, on met des actions concrètes et on les détaille. Et on se voit avancer.

Depuis l’an passé, j’ai clarifié ce que je voulais faire, en définissant des objectifs pour l’année. ClickUp m’aide beaucoup à mettre au clair le plan d’action pour y arriver. J’ai synchronisé mon agenda Outlook et c’est très motivant d’avoir les notifications d’échéance des étapes de mes projets dans mon quotidien.

Je me vois mieux avancer. Je ne dis pas que ça va plus vite. Mais c’est tout de suite plus concret.

Souvent, ce qui manque à ses rêves pour devenir réalité, c’est juste de leur faire une place dans sa vie de tous les jours.

Et parce que les Trois Mousquetaires étaient quatre : Workflowy

Pour la prise de note à la volée (pendant une visite, en prenant un café en terrasse, dans le tram), si j’aime beaucoup Notion, voire les cartes de Trello, je préfère tout de même l’appli simple et hyper dépouillée de Workflowy.

Elle est parfaite pour une liste à faire, des notes, organisées dans la structure en cascade ou avec des tags. Elle utilise le formatage Markdown et s’exporte directement dans Notion, par exemple pour transformer un plan en article.

Mon rituel du matin est devenu un moment de journaling dans Workflowy à une terrasse de café.

Lequel est-ce que je choisis ?

Les trois (quatre, du coup), mon Capitaine

Est-ce trop ?

Oui, sans doute. Peut-être.

Mais.

C’est comme ça que je fonctionne.

Si je n’ai qu’un seul outil, qu’un seul carnet ou agenda, je sais très bien que je vais m’en lasser, cesser de l’utiliser et je finis toujours par en prendre un autre six mois plus tard et à laisser le premier à moitié vide.

Avoir plusieurs outils dans mon système me force à faire des liens entre eux. A revoir ce que j’ai déjà fait et à le noter plus loin, en révisant au passage où j’en suis, si ça tient toujours la route. Si je continue comme prévu ou si je dois faire évoluer l’idée.

Au final, ce n’est sous doute pas un si mauvais système puisque je m’y retrouve, les rappels me disent dans les temps qu’une tâche arrive à terme et qu’il faut m’occuper de la suite. Le résultat est là : mes papiers sont à jour, mes projets avancent et je ne me réveille pas au milieu de la nuit en me demandant si j’ai bien fait ce truc important dans les temps.

Conclusion : Bon alors, comment choisir entre Trello, Notion ou ClickUp ?

Celui qui vous plaît. Ou ceux qui vous sont utiles. Ou aucun, si au final, vos tests vous disent que ce n’est définitivement pas votre truc.

Je vous recommande simplement de penser votre système, de voir ce qui marche ou non. Si vous testez un nouvel outil, prenez le temps d’en faire le tour, de jouer avec à partir de vos besoins et préférences.

Photo par  Timothy Muza sur Unsplash.

Auteur

ingrid@descouleursetduvent.fr
Amatrice de stylos-plumes, apprentie écrivain, j'écris pour mon plaisir, pour le mettre sur papier avec de jolis objets, tels que plumes et carnets. J'aime les couleurs également, celle de ma boite d'aquarelle ou celles qui se succèdent au fil des saisons, ici et ailleurs. Merci d'avoir lu ce billet. J'espère qu'il vous a plu. N'hésitez pas à laisser un commentaire ou une question. J'y répondrai avec plaisir.

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